Управление на фактури за WooCommerce

Този плъгин събира входящите фактури, плащанията, доставките, доставчиците и свързаните документи в един административен панел директно в WooCommerce.

Следете какво предстои за плащане, кои фактури са просрочени, кои доставки все още се очакват и какво вече е платено – без допълнителни таблици, бележки и отделни системи.

Плъгинът е подходящ за WooCommerce онлайн магазини и български компании, които работят с множество доставчици, входящи фактури, различни валути, доставки и куриерски пратки.

Всичко необходимо за входящите фактури

Към всяка фактура можете да записвате:

• номер на фактура;
• доставчик;
• категория на разхода;
• сума;
• валута;
• падеж;
• бележки;
• очаквана дата на доставка;
• проследяващ номер;
• линк за проследяване;
• Google Drive или друг външен линк;
• защитено прикачен документ.

Системата автоматично записва потребителя който е създал записа, както и датата и часа на създаване и последната промяна.

Фактурите могат да бъдат редактирани и изтривани според правата на потребителя.

Категории на разходите

За по-добра организация фактурите могат да бъдат разделяни по категории:

• Стока
• Куриер
• Услуги
• Софтуер
• Наем
• Комунални
• Данъци и такси
• Друго

Така можете по-лесно да разграничавате различните видове разходи и да намирате необходимата информация.

Работа с различни валути

Zuzgu Управление на фактури поддържа:

• EUR
• BGN
• USD
• GBP
• CHF

Стойностите се пазят и изчисляват отделно за всяка валута.

Суми в EUR например не се смесват със суми в BGN или USD при общите стойности в таблото.

Плащане и проследяване на падежите

Всяка фактура може да бъде със статус:

За плащане

или

Платена

Фактурата се отбелязва като платена с един бутон, а датата на плащането се записва автоматично.

При необходимост платена фактура може да бъде върната обратно в За плащане. В този случай датата на плащане се премахва автоматично и напомнянията за падеж отново се активират.

Интелигентно следене на падежите

Системата автоматично разпознава състоянието на всяка неплатена фактура и показва:

• Падеж днес
• Падеж след 1 ден
• Падеж след X дни
• Просрочена с X дни

Просрочените и спешните фактури се открояват визуално, а за просрочените има отделен филтър.

Табло с най-важната информация

Още при отваряне на плъгина виждате информацията, която изисква внимание.

Таблото показва:

• брой фактури за плащане;
• обща стойност за плащане по валути;
• брой просрочени фактури;
• фактури с наближаващ падеж;
• неполучени доставки;
• платени, но все още неполучени доставки;
• фактури, платени през текущия месец;
• обща стойност на платените фактури по валути.

Информационните карти са кликаеми и отвеждат директно към съответния списък.

Следете плащането и доставката отделно

Плащането на фактурата и получаването на стоката не винаги приключват едновременно.

Една фактура може да бъде:

Платена

докато доставката все още е:

Неполучена

Затова Zuzgu Управление на фактури следи двата процеса отделно.

Когато стоката пристигне, доставката може да бъде отбелязана като получена с един бутон, а датата на получаване се записва автоматично.

При необходимост статусът може да бъде върнат обратно на Неполучена.

Очаквани доставки

Към всяка фактура може да бъде зададена очаквана дата на доставка.

Системата автоматично показва:

• Очаква се днес
• Очаква се след X дни
• Закъснява с X дни
• Без очаквана дата

Има и отделен изглед Чакат доставка, където се виждат платените фактури, по които стоката все още не е получена.

Проследяване на пратките

Към фактурата можете да запишете:

• проследяващ номер;
• линк за проследяване;
• очаквана дата на доставка.

Бутонът Проследи отваря директно страницата за проследяване на съответната пратка.

Проследяващият номер участва и в търсенето, така че конкретна доставка може да бъде намерена бързо само по номера ѝ.

Информацията за проследяване се показва и в информационния модул на таблото на WordPress.

Управление на доставчици

Плъгинът има отделна секция Доставчици.

Можете да:

• добавяте доставчици;
• запазвате ги за бъдещи фактури;
• избирате доставчик от падащо меню;
• добавяте нов доставчик директно от формата на фактурата;
• виждате броя фактури към всеки доставчик.

Доставчик не може да бъде изтрит, ако вече се използва в съществуваща фактура.

При обновяване плъгинът може автоматично да извлече вече използваните доставчици от съществуващите записи.

Търсене и филтриране

При голям брой фактури намирането на конкретен запис трябва да бъде бързо.

Можете да търсите по:

• доставчик;
• номер на фактура;
• проследяващ номер;
• бележка.

Налични са филтри по категория и статус на доставката.

Има и бързи изгледи:

• Всички
• За плащане
• Просрочени
• Платени, чакат доставка
• Платени този месец
• Всички платени

Неплатените фактури се подреждат с приоритет според падежа, за да виждате първо най-спешните задължения.

Google Drive и външни документи

Към всяка фактура може да бъде добавен линк към Google Drive или друг външен адрес.

От таблицата можете директно да отворите документа чрез бутон Drive ↗.

Така можете да използвате собствената си система за съхранение на документи, ако не желаете да качвате файла директно в WordPress.

Защитено прикачване на документи

Към фактурите могат да бъдат прикачвани файлове във формати:

• PDF
• JPG / JPEG
• PNG
• WebP
• DOC / DOCX
• XLS / XLSX

Максималният размер на един файл е 15 MB.

Съществуващ документ може да бъде заменен или премахнат от фактурата.

Файловете не се качват в стандартната WordPress Media Library

Това е важна част от системата за защита.

Прикачените фактури се съхраняват отделно от стандартната WordPress библиотека с файлове.

За всеки файл се използва случайно генерирано вътрешно име, докато оригиналното име се запазва за показване на администратора.

Защитено файлово хранилище

Системата първо се опитва да съхранява документите извън публичната WordPress директория.

При хостинги, които не позволяват това, се използва защитен резервен вариант.

Допълнителните мерки включват:

• забрана за показване съдържанието на директорията;
• защита чрез .htaccess;
• защита чрез web.config при IIS сървъри;
• защитен index.php;
• ограничени права за достъп до файловете;
• липса на директен публичен адрес към физическия файл.

Защитено отваряне на фактурите

Всеки защитен документ получава уникален 64-знаков токен за изтегляне.

При отваряне системата проверява:

• потребителската сесия;
• правата на потребителя;
• токена за изтегляне;
• защитния WordPress nonce.

Самият файл се подава чрез защитен PHP механизъм, вместо посетителят да получава директния физически адрес.

Изпращат се и допълнителни защитни HTTP заглавки, включително:

• nosniff
• SAMEORIGIN
• no-referrer

Кеширането на защитеното изтегляне е забранено.

Защита за нелогнати посетители

Нелогнат посетител не може да отвори защитен документ.

Не се показва бутон за вход и не се предоставя директен линк към WordPress страницата за вход.

Посетителят вижда единствено:

Тази фактура е защитена и не може да бъде отворена без вход в системата.

Контрол чрез WordPress права

Достъпът до управлението на фактурите е ограничен до оторизирани потребители с подходящи административни или WooCommerce права.

Допълнително:

• защитените файлове могат да бъдат отваряни само от оторизирани администратори;
• изтриването на фактура е ограничено до администратор;
• настройките са защитени;
• управлението на доставчици е защитено.

Автоматични имейл напомняния

Плъгинът може автоматично да изпраща известия за наближаващи и просрочени плащания.

В настройките можете да зададете:

• имейл адрес за известия;
• колко дни предварително да получите предупреждение – от 0 до 30 дни;
• дали да се изпращат ежедневни напомняния за просрочени фактури.

Системата поддържа:

• предупреждение преди падеж;
• напомняне в деня на падежа;
• известие за просрочена фактура;
• ежедневно напомняне за просрочени фактури.

Имейлът съдържа:

• доставчик;
• номер на фактура;
• сума;
• валута;
• падеж.

Просрочените задължения се обозначават ясно като:

ПРОСРОЧЕНА

Системата предотвратява повторното изпращане на едно и също стандартно напомняне в рамките на същия ден.

Автоматична ежедневна проверка

При активиране на плъгина автоматично се създава WordPress cron задача.

Проверката за напомняния е планирана около 08:00 часа според часовата зона на сайта.

При деактивиране на плъгина съответната cron задача се премахва автоматично.

Информационен модул в таблото на WordPress

Плъгинът добавя модул:

Zuzgu — Фактури за плащане

Директно в таблото на WordPress могат да се виждат:

• до 8 фактури за плащане;
• общата стойност по валути;
• доставчик;
• номер на фактура;
• падеж;
• статус на падежа;
• дали стоката е получена;
• до 5 платени, но неполучени доставки;
• очаквана дата на доставка;
• линк за проследяване.

Налични са и бързи връзки към фактурите и чакащите доставки.

Общ Zuzgu интерфейс

Zuzgu Управление на фактури е част от общата административна среда на Zuzgu.

Плъгинът:

• се появява в централното меню Zuzgu;
• има собствена карта в Zuzgu → Табло;
• показва текущата версия;
• показва статуса на лиценза;
• показва срока на валидност;
• използва общия визуален стил на Zuzgu;
• има собствен заглавен блок с логото на Zuzgu.

Основните секции са:

Фактури | Чакат доставка | Доставчици | Настройки

За техническа поддръжка:

customers@zuzgu.com

Лиценз за 1 сайт

Всеки лиценз е предназначен за един WordPress / WooCommerce сайт.

Лицензионната система поддържа:

• активиране;
• периодична проверка;
• деактивиране;
• защита от използване на един лиценз на втори сайт;
• маскирано показване на лицензния ключ;
• дата на изтичане;
• край на гратисния период;
• цена за подновяване;
• дата на последната успешна проверка;
• последната възникнала грешка при проверка.

Проверката на лиценза се извършва автоматично през определен период.

Гратисен период

След изтичане на лиценза има стандартен 30-дневен гратисен период.

Това дава време за подновяване, без работата да бъде прекъсната веднага.

Офлайн гратисен период

Ако лицензният сървър на Zuzgu временно не е достъпен, плъгинът използва 7-дневен офлайн гратисен период.

Временен технически проблем със сървъра на Zuzgu няма да блокира незабавно работата на клиента.

Ограничен режим при неактивен лиценз

При изтекъл, деактивиран или блокиран лиценз данните не се изтриват.

Остават достъпни:

• съществуващите фактури;
• доставчиците;
• прикачените документи.

Ограничават се:

• добавянето на нови фактури;
• редактирането;
• изтриването;
• промяната между Платена и За плащане;
• промяната между Получена и Неполучена;
• настройките;
• управлението на доставчици;
• автоматичните имейл напомняния.

Така важната бизнес информация не се губи дори когато лицензът не е активен.

Подновяване на лиценза

Лицензът може да бъде подновен директно чрез предоставената възможност за подновяване.

Използва се същият лицензен ключ.

След успешно подновяване пълната функционалност се възстановява автоматично.

Не се губят фактури, доставчици или прикачени документи.

60% отстъпка при подновяване

След първата година лицензът се подновява на 40% от стандартната цена.

Това означава:

60% отстъпка при подновяване.

Възстановяване на лицензионната връзка

При стар или невалиден токен за активиране може да бъде използвана функцията:

Изчисти локалния лиценз

Тя премахва само локално запазените данни за лицензионната връзка.

Фактурите, доставчиците, документите и останалата информация в Zuzgu Управление на фактури не се изтриват.

След това валиден лиценз може да бъде активиран отново.

Автоматични обновявания

Плъгинът използва собствената система на Zuzgu за разпространение на обновявания.

Когато е налична нова версия, тя се появява в стандартния WordPress интерфейс за плъгини и обновявания.

Системата за обновяване проверява:

• продуктовия код;
• домейна;
• текущата версия;
• валидността на активирания лиценз.

Пакетът за новата версия се предоставя чрез защитената система на Zuzgu.

Налична е и информация за версията и историята на промените.

Защитени обновявания на базата данни

Zuzgu Управление на фактури използва собствена таблица за фактурите и отделна таблица за доставчиците.

При нови версии необходимите промени по структурата на базата данни се изпълняват автоматично.

Съществуващите данни се запазват.

При необходимост обновяването може автоматично да добави липсващи токени за изтегляне към по-стари защитени документи.

За кого е подходящ

Zuzgu Управление на фактури е особено полезен за бизнеси, които:

• работят с много доставчици;
• получават редовно входящи фактури;
• следят срокове за плащане;
• работят с различни валути;
• плащат фактури преди получаване на стоката;
• проследяват входящи доставки;
• искат автоматични напомняния за падежи;
• имат нужда от защитено съхранение на фактури;
• искат информацията да бъде достъпна директно в WordPress;
• предпочитат български административен интерфейс.

Поддръжка

При въпроси относно инсталацията, лиценза или работата с Zuzgu Управление на фактури можете да се свържете с нас на:

customers@zuzgu.com